À quoi sert vraiment l'état des lieux
L'état des lieux décrit le logement au moment où le locataire en prend possession, puis au moment où il le rend. Il est obligatoire pour toute location à usage de résidence principale et il est joint au bail (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 3-2).
Son vrai rôle se révèle à la sortie : c'est la comparaison entre les deux documents qui permet de dire ce qui s'est dégradé pendant la location. Le bailleur ne peut retenir sur le dépôt de garantie que des sommes « dûment justifiées » (art. 22). Un état des lieux d'entrée précis, photographié et signé est la pièce qui rend cette justification possible.
Ce que l'état des lieux doit contenir
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe un contenu minimal, commun à l'entrée et à la sortie :
- Le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et sa date d'établissement.
- La localisation du logement.
- Le nom ou la dénomination des parties, et le domicile ou le siège social du bailleur ; le cas échéant, ceux de son mandataire.
- Les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie.
- Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès (badge, bip…), aux parties privatives comme communes.
- Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement, éventuellement complétée d'observations, de réserves et d'images.
- La signature des parties ou de leurs mandataires.
À la sortie s'ajoutent l'adresse du nouveau domicile du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée. Le décret précise aussi que l'état des lieux peut être établi sur papier ou sous forme électronique.
Entrée et sortie : ce qui change
| Entrée | Sortie | |
|---|---|---|
| Moment | À la remise des clés | À la restitution des clés |
| Mentions en plus | — | Nouvelle adresse du locataire, date de l'état des lieux d'entrée |
| Après coup | Le locataire peut demander à le compléter sous 10 jours, et pour le chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe | Sert de base à la restitution du dépôt : 1 mois si conforme à l'entrée, 2 mois sinon |
| Ce qui compte | La précision : c'est la référence de toute la location | La comparaison, élément par élément, avec l'entrée |
Les erreurs qui coûtent le dépôt
- Les formules vagues. « Bon état général », « RAS », « propre » : à la sortie, rien ne permet de dire qu'une rayure ou une tache est nouvelle.
- Des photos sans date, ou prises après. Une photo retrouvée dans une galerie, sans lien clair avec le document signé, se discute facilement.
- Les compteurs oubliés. Un relevé noté de mémoire le lendemain ne vaut pas une photo du compteur prise le jour même.
- Des clés sans destination. « 3 clés » ne suffit pas : le décret demande le détail et la destination de chaque moyen d'accès.
- Les annexes oubliées. Cave, parking, balcon, jardin, parties communes à usage privatif : elles font partie du logement loué.
- Confondre usure et dégradation. Le locataire ne répond pas de la vétusté (art. 7). Plus la description d'entrée est fine, plus la distinction est simple. Le bail peut prévoir une grille de vétusté.
- Modifier après signature. Corriger un document déjà signé sans le faire signer à nouveau affaiblit tout le document.
Comment ProprioPreuve vous aide
ProprioPreuve suit la structure du décret, étape par étape, et vous empêche de passer à la signature tant qu'une mention requise manque.
- Composition du logement : indiquez le nombre de chambres, de salles de bain, la cave ou le garage ; les pièces sont créées automatiquement.
- Notation élément par élément : sol, murs, plafond, plinthes, fenêtres, porte, électricité, chauffage, sur l'échelle Neuf, Bon état, État d'usage, Mauvais état. Le bouton « Tout en bon état » note le reste d'une pièce saine d'un geste.
- Photos datées : la date et l'heure sont incrustées dans l'image, qui est compressée pour garder un PDF léger.
- Dictée vocale des observations, sur les navigateurs compatibles.
- Compteurs et clés : relevés avec photo, et une ligne par clé ou badge avec sa destination.
- Sortie pré-remplie depuis l'entrée : l'état des lieux de sortie reprend celui d'entrée, et ProprioPreuve fait ressortir automatiquement les différences entre les deux. C'est exactement la comparaison qui sert à justifier une retenue.
- Signatures au doigt horodatées, liées à une empreinte du contenu, avec la géolocalisation enregistrée à la signature si vous l'autorisez. Après signature, le document est verrouillé : toute modification oblige à re-signer, avec un résumé des changements envoyable par e-mail.
- Code de vérification sur le PDF final : votre locataire peut vérifier sur propriopreuve.fr/verifier que le document n'a pas été modifié depuis son émission.
Questions fréquentes
Un propriétaire peut-il faire l'état des lieux lui-même ?
Oui. L'état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers qu'ils mandatent. Le recours à un commissaire de justice n'est prévu que si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable.
Un état des lieux sur téléphone ou tablette est-il accepté ?
Le décret n° 2016-382 prévoit que l'état des lieux peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, et remis à chaque partie en main propre ou par voie dématérialisée.
Le locataire peut-il compléter l'état des lieux d'entrée après coup ?
Oui, il peut demander au bailleur de le compléter dans les dix jours suivant son établissement. Il peut aussi demander, pendant le premier mois de la période de chauffe, que l'état des éléments de chauffage y soit ajouté.
Que faire si le locataire refuse de signer ?
Si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, la partie la plus diligente peut faire appel à un commissaire de justice. Les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire, selon un tarif réglementé.
Ces informations sont générales et données à titre indicatif, à jour à la date de publication. Elles ne constituent pas un conseil juridique. Pour une situation particulière, l'ADIL de votre département ou un professionnel du droit pourra vous répondre.